E-Rechnung: Was Unternehmer jetzt beachten müssen

Die E-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 ein wichtiges Thema für Unternehmen in Deutschland. Betroffen sind grundsätzlich Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern, also sogenannte B2B-Rechnungen. Für Rechnungen an private Endkunden gilt die neue Pflicht dagegen grundsätzlich nicht.

Das bedeutet: Auch Immobilienunternehmen, die überwiegend mit Privatkunden arbeiten, müssen sich mit der E-Rechnung beschäftigen. Ein Makler, eine Hausverwaltung, ein Sachverständiger oder eine GmbH muss seit 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen. Das betrifft zum Beispiel Rechnungen von Steuerberatern, Handwerkern, Softwareanbietern, Fotografen, Energieberatern, Werbeagenturen oder sonstigen Dienstleistern.

Wichtig ist: Eine einfache PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung im neuen gesetzlichen Sinn. Eine echte E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In der Praxis sind vor allem Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD relevant.

Für den Versand von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen. In den Jahren 2025 und 2026 dürfen Unternehmen für B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen oder einfache elektronische Rechnungen wie PDFs versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab dem 1. Januar 2027 wird die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro relevant. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht grundsätzlich für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich.

Für Unternehmen mit überwiegend privaten Endkunden bedeutet das: Rechnungen an Verbraucher können weiterhin wie bisher gestellt werden. Sobald jedoch eine Leistung an ein anderes Unternehmen erbracht wird, etwa an eine GmbH, einen gewerblichen Vermieter, einen Bauträger, eine Hausverwaltung oder einen anderen Unternehmer, muss die E-Rechnungspflicht im Blick behalten werden.

Die zentrale Botschaft lautet: Wer unternehmerisch tätig ist, muss E-Rechnungen bereits empfangen können und sollte rechtzeitig prüfen, ob Buchhaltung, Software und interne Prozesse auch den Versand strukturierter E-Rechnungen ermöglichen. Gerade kleinere Unternehmen sollten das Thema nicht aufschieben, weil spätestens ab 2028 auch sie im B2B-Bereich grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen können müssen.